Nếu bạn hỏi bất cứ một người Nhật Bản nào về phương pháp truyền thông nội bộ trong công ty của họ, bạn sẽ dễ dàng nhận được câu trả lời HORENSO. Đối với người Nhật, HORENSO không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

     Ngay từ ngày đầu tiên vào nhà trẻ, các em bé đã phải bầu ra một lớp trưởng, cô giáo sẽ liên lạc với lớp trưởng, lớp trưởng truyền đạt lại với các bạn khác trong lớp. Đi ra đường, các em xếp thành hàng, lớp trưởng cầm cờ đi đầu, các em khác nhìn lá cờ đó mà theo. Ngay từ nhỏ, người Nhật đã rèn luyện kỹ năng sống tập thể cho con em của họ. Người Nhật cho rằng HORENSO chính là sức mạnh.

     HORENSO có một sức mạnh vượt trội so với các phương pháp khác, đó là dễ truyền đạt và dễ tiếp thu. HORENSO là từ viết tắt của 3 từ:

     - HO : HOKOKU : Báo cáo
     - REN: RENRAKU Liên lạc
     - SO: SODAN: Bàn bạc

Horenso- Sức mạnh của các công ty Nhật.

     Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp HORENSO. Đối với người Âu Mỹ, khi làm việc với người Nhật, họ cho là bị quản trị quá chi tiết, quá đi sâu vào công việc cá nhân. Vì vậy, đánh mất sự độc lập trong công việc, từ đó ảnh hưởng đến sự sáng tạo. Nhưng những nghiên cứu sau này của các nhà chuyên môn không đồng ý như vậy. Họ chỉ ra rằng chính HORENSO là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Nếu bạn là nhân viên và nhận thấy cấp trên thường xuyên kiểm tra công việc của mình, hãy HORENSO. Nếu bạn là sếp và lo lắng về việc thực hiện công việc nào đó của một nhân viên của mình, hãy HORENSO.

     Khi quan hệ với khách hàng, HORENSO như thế nào? Một khi bạn quan hệ với khách hàng, bạn nên nhớ bạn đang đại diện cho công ty để trả lời một câu hỏi, hoặc cung cấp một dịch vụ nào đó. Bạn có cả một công ty đứng sau lưng bạn để hỗ trợ cho bạn thực hiện nhiệm vụ. Bạn hãy HORENSO với cấp trên trực tiếp của mình, các đồng nghiệp trong bộ phận, hoặc các các bộ phận khác để yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết. Tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp. Tránh làm “máy nhắn tin”, có nghĩa là “pass” các việc này cho người khác giải quyết.

     Các bạn nghĩ sao nếu gọi điện thoại đến một công ty, sau khi trình bày xong, người nhận cuộc gọi chuyển qua một người khác, bạn phải trình bày lại. Sau đó, người này lại chuyển bạn cho một người khác nữa, và bạn phải trình bày lại từ đầu?

Hokuko: báo cáo

     Trong mô hình trên, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo của bạn, sếp bạn rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Có 4 điều cơ bản trong báo cáo bạn phải luôn nhớ:

        1. Thông tin trong báo cáo phải rõ ràng, đầy đủ: đừng báo cáo thừa, đừng đưa những thông tin không liên quan tới vấn đề cần báo cáo. Phải đặt câu hỏi: “Sếp cần biết thông tin nào?”, Hoặc hay hơn là: “Sếp không cần biết thông tin nào?”.

        2. Báo cáo khi hoàn thành nhiệm vụ (sớm hạn, hay đúng hạn), báo cáo trễ hạn (nếu trễ hạn, phải báo cáo ngay).

        3. Báo cáo giữa kỳ nếu công việc được giao có thời hạn dài (theo tôi là hơn một tuần). Báo cáo này giúp cấp trên biết diễn tiến công việc bạn đang làm để định các kế hoạch song song hoặc tiếp theo.

        4.Báo cáo sự cố: Báo cáo này càng nhanh càng tốt.

Renraku: liên lạc

     Trong HORENSO, tôi nghĩ liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn dính đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang lu bu quá, hoặc sếp không quan tâm, mình phải làm sao? Xin lỗi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này….”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Sodan: bàn bạc

     Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không có một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Ở các công ty Nhật, họp hành rất nhiều. Khi còn làm cho công ty Shinryo (một công ty M&E của Nhật), tôi phải tham gia các cuộc họp mỗi ngày. Có lần tôi hỏi sếp tại sao phải họp hành nhiều như vậy. Sếp tôi trả lời mà đến bây giờ tôi mới hiểu ý nghĩa: “Họp nhiều như vậy để sau này không còn họp nữa”.
     Một khi bạn đã hiểu ý nhau, bạn sẽ biết vấn đề đó người này giải quyết như thế này, người kia giải quyết như thế kia. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

     Phải hiểu “khách hàng” bao gồm cả khách hàng bên trong (internal customers) và khách hàng bên ngoài (external customers). Khi nhận được yêu cầu từ đồng nghiệp, sếp trực tiếp, hoặc ngay cả cấp dưới, những người này đã trở thành khách hàng nội bộ (internal customers) của bạn.

       Horenso chính là công cụ giúp cải thiện giao tiếp và tinh thân ý thức, tự giác cao độ của “Võ sĩ Đạo”.

 

Nguồn: http://vanhoanhat.com